Gestione Commesse

Esigenza

La gestione commesse è stata la necessità emersa da Studio Blitz, importante studio di Pistoia con oltre 35 anni di attività, che si occupa di servizi alle aziende nel settore delle traduzioni e dell'interpretariato.

Alla base, è stata registrata una notevole difficoltà di gestione del processo che inizia con la richiesta di un preventivo e si conclude con la consegna del lavoro e la conseguenze fatturazione.

Collaborando con oltre 100 traduttori madrelingua si è reso essenziale snellire il flusso di comunicazione tenendo conto che questi professionisti lavorano con strumenti propri e generano numerosi documenti destrutturati. Alla luce di ciò, una buona gestione commesse di lavoro è indispensabile.

Realizzazione

Attraverso la piattaforma ARXivar e il suo motore di workflow, dopo un'attenta analisi, è stato creato lo schema a blocchi che governa tutti i passaggi interni ed esterni all'azienda per la gestione commesse.

• Il flusso di informazioni e documenti, oggi, inizia con la richiesta di preventivo da parte di un cliente dello studio di traduzioni
• Successivamente si attiva in modo automatico un workflow che permette l'archiviazione del documento originale e lo invia ai traduttori incaricati
• I traduttori consegnano il lavoro e lo archiviano sfruttando ARXivar Next web portal, un vero e proprio portale web che permette agli utenti esterni di interagire con il sistema di gestione documentale e dei processi nel rispetto delle politiche di privacy imposte dall'azienda

In alternativa, quando il traduttore è un collaboratore occasionale e quindi non istruito sul funzionamento del sistema, una casella e-mail, monitorata da ARXivar, permette la ricezione e l'archiviazione del lavoro svolto dal fornitore di servizi. Al fascicolo di documenti che si genera, se ne aggiungono altri come la fattura del traduttore e la fattura che lo studio genera al cliente finale e così si ha una perfetta gestione commesse di lavoro.

Risultati

Con una serie di alert impostati sul flusso digitale, lo studio riesce, adesso, ad organizzare al meglio ogni commessa, gestendo il carico di lavoro dei vari fornitori, sollecitando gli stessi, piuttosto che avvicendandoli laddove questi non garantiscano il lavoro ultimato nei tempi richiesti.