Gestione Documentale

Cosa si intende con "Gestione Documentale"

La Gestione Documentale, ovvero DMS (Document Management System), consente di gestire, organizzare, condividere ed archiviare file.

In termini tecnici si parla di “gestione documentale” quando un’applicazione, si occupa di eseguire alcune operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. Spesso i sistemi documentali includono anche il Business Process Management System (BPMS), che consente di automatizzare e/o gestire i processi correlati ai dati e ai documenti (es. approvazioni a più livelli).

I Vantaggi della Gestione Documentale

La dematerializzazione dei processi aziendali consente l’ottimizzazione delle modalità di comunicazione e d’interazione e può garantire la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla loro creazione, all’archiviazione fino alla conservazione a norma.

La gestione elettronica dei documenti consente infatti di:

• ridurre notevolmente il consumo di carta stampata, rispettando l’ambiente;
• ridurre gli spazi di archiviazione;
• ridurre i costi di gestione e velocizzare i processi interni;
• rendere inalterabili nel tempo i documenti;
• rendere riservate e protette le informazioni;
• rendere fruibili i documenti con estrema velocità e da qualsiasi strumento (Devices) utilizzato.

Grazie alla nostra esperienza e servizi offerti, vi permetteremo di gestire tutto questo, non solo digitalmente, rendendo l'archivio dei documenti presenti in azienda facilmente fruibili e condivisibili dagli utenti, ma anche inserire questi ultimi in un flusso operativo.

Ti sarà possibile archiviare, organizzare, ricercare e condividere le informazioni in maniera più semplice.

Riuscirai ad ottimizzare i processi, conservare a norma i documenti, condividere le informazioni in sicurezza, monitorare le attività, anche attraverso banali smartphone.