Gestione Documentale

Esigenza

Gestione documentale aziende per archiviare e conservare le informazioni e gestire i processi interni questa è stata la necessità emersa dalla Fondazione Cassa di Risparmio di Pistoia, istituto bancario che esiste da due secoli.

Nello specifico, l'esigenza era quella di:

• Archiviare e conservare documenti nel rispetto del GDPR con conseguente gestione privacy, permessi e accessi
• Gestire un propria anagrafica unica, con riferimento ai soci possibilmente con interrogazione e analisi dei dati
• Gestire processi interni approvativi, richieste d'acquisto, offerte da fornitori etc. etc.
• Protocollare e gestire le PEC
• Avere una piattaforma documentale accessibile da qualsiasi device e da tutti gli utenti definiti

Realizzazione

Attraverso il software ARXivar è stato sviluppato un progetto che punta ad una efficacie gestione documentale aziende

• Attraverso il workflow di ARXivar sono stati configurati dei processi approvativi, sono state organizzate le richieste di acquisto e sono state gestite in maniera accurata le offerte dei fornitori
• È stato possibile con ARXivar organizzare l'acquisizione e l'invio delle PEC, riconciliando automaticamente le ricevute di accettazione e consegna. La soluzione è stata personalizzata con delle chiavi di ricerca PEC per indici o “full text” nel contenuto
• È stato implementato il servizio di conservazione digitale a norma.
• È stato possibile con ARXivar dare l'accesso, con i relativi parametri, a tutti gli utenti esterni e/o interni definiti da cliente.

In alternativa, quando il traduttore è un collaboratore occasionale e quindi non istruito sul funzionamento del sistema, una casella e-mail, monitorata da ARXivar, permette la ricezione e l'archiviazione del lavoro svolto dal fornitore di servizi. Al fascicolo di documenti che si genera, se ne aggiungono altri come la fattura del traduttore e la fattura che lo studio genera al cliente finale e così si ha una perfetta gestione commesse di lavoro.

Risultati

Il progetto realizzato con la piattaforma low code ARXivar per generare una fluida gestione documentale aziende, ha portato a numerosi benefici:

• L'attività quotidiana degli addetti ai lavoro è stata migliorata notevolmente;
• Nessuna PEC andrà più persa o non tracciata. Nessuna PEC rimarrà non gestita;
• Il cliente ha manifestato soddisfazione per l'ottimo risultato raggiunto rispetto alle richieste iniziali avanzate.