Gestione PEC

Esigenza

L'esigenza è nata da un importante gruppo pistoiese impegnato nel vivaismo, nella riqualifica aree e leader in Italia per la manutenzione di zone verdi.

La necessità è stata quella di accelerare la gestione PEC in entrata e in uscita, organizzandole, smistandole e tracciandole, di migliorare notevolmente il ciclo di approvazione delle ferie e dei permessi del personale e di gestire il ciclo passivo.

Fra le richieste più importanti c'è stata quella di integrare il tutto con i sistemi gestionali di vario tipo già in uso presso le diverse società del gruppo.

Realizzazione

Generato un flusso annidato per gestione PEC.

• Sono stati sviluppati connettori ad-hoc con l'ERP, con il software di Gestione Commesse e con il gestore HR.
• Sviluppati plugin ARXivar server e client che hanno permesso l'implementazione dell'interfaccia di ARXivar stesso.
• Sviluppato portale web custom ad accesso riservato votato all'inserimento delle richieste dei dipendenti; collegato ad esso, il workflow di approvazione ferie e permessi che tiene conto delle gerarchie dell'organigramma aziendale. Inoltre tutte le informazioni di tale flusso vengono riportate in tempo reale sul software gestore HR interno.
• Creato un flusso annidato per la gestione PEC che permette di archiviare con info aggiuntive quelle in arrivo e smistarle al reparto competente, di monitorare i tempi di risposta e di supervisionare e archiviare, con logica relazione, le PEC di risposta.

Risultati

Attraverso l'utilizzo di ARXivar sono stati numerosi i benefici ottenuti:

• Le informazioni non sono più ridondanti;
• L'attività utente di data-entry è ridotta al minimo;
• L'esperienza utente è stata migliorata confrontandosi anche con l'operatività reale;
• I dipendenti sono stati felici di poter inserire una richiesta di ferie/permesso anche da smartphone e l'ufficio HR lo era altrettanto per il livello di tracciabilità del ciclo approvativo e il livello di integrazione con il software gestore HR;
• Nessuna PEC andrà più persa. Nessuna PEC rimarrà non gestita. Ogni PEC in uscita sarà approvata preventivamente dall'ufficio legale.