Documenti, dati e informazioni crescono ogni giorno: email, allegati, file di rete, stampe, PEC, portali. Senza un sistema strutturato di gestione e archiviazione documentale diventa sempre più difficile trovare ciò che serve, dimostrare chi ha fatto cosa e garantire sicurezza e conformità normativa.
Nel contesto digitale odierno, la gestione dei documenti non può più basarsi su processi manuali scollegati.
Con le soluzioni di archiviazione e gestione documentale di TD Group trasformi il caos dei documenti in un patrimonio digitale ordinato, sicuro e facilmente accessibile, integrato con i tuoi applicativi aziendali.
Per archiviazione documentale intendiamo l’insieme delle attività e degli strumenti che permettono di raccogliere, classificare, conservare e rendere accessibili nel tempo i documenti aziendali, in formato cartaceo o digitale.
L'utilizzo di una gestione documentale ben definita, consente quindi di seguire il ciclo di vita di un documento in maniera efficiente.
La corretta gestione documentale rappresenta un valore aggiunto per qualsiasi tipologia di attività o ente, perché permette di migliorare i processi e ridurre gli sprechi e le dispersioni.
Che tu sia una PMI o una grande impresa, TD Group ti affianca con un approccio su misura. Analizziamo i tuoi flussi documentali reali, individuiamo criticità e progettiamo soluzioni ottimizzate e modulari, che si adattano nel tempo all’evoluzione della tua attività.
Le soluzioni di archiviazione e gestione documentale TD Group trovano applicazione in tutti i reparti aziendali. Per ciascun ambito definiamo regole specifiche di accesso, classificazione, archiviazione e conservazione digitale a norma.
Con archiviazione digitale parliamo dell’organizzazione e conservazione dei documenti in un sistema informatico, con logiche di classificazione, sicurezza e ricerca.
Con conservazione digitale a norma ci riferiamo invece a un processo regolamentato (CAD e Linee Guida AgID) che assicura nel tempo il valore legale e probatorio del documento.
TD Group ti supporta nella progettazione di un sistema documentale che tenga conto di entrambi gli aspetti: da un lato la praticità operativa e la fruizione quotidiana, dall’altro la conformità normativa e la preparazione a audit e verifiche (fiscali, contabili, di qualità, privacy).
Un sistema di gestione documentale efficace non è solo un “contenitore di file”, ma una piattaforma che segue il ciclo di vita del documento, dalla sua nascita fino all’eventuale conservazione a norma.
Ogni documento deve poter essere descritto e classificato secondo criteri chiari (tipologia, cliente, fornitore, commessa, reparto, data, ecc.) per poter essere ritrovato in pochi secondi.
Filtri, ricerche full‑text e strutturate permettono di recuperare rapidamente le informazioni, anche in archivi molto vasti, evitando duplicazioni e versioni non controllate.
Permessi, ruoli e politiche di sicurezza permettono di stabilire chi può vedere, modificare o approvare determinati documenti, garantendo la riservatezza delle informazioni.
Ogni azione eseguita sui documenti (consultazione, modifica, download, invio) deve essere tracciata, in modo da avere sempre sotto controllo chi ha fatto cosa e quando.
Il sistema deve consentire di definire periodi di conservazione differenziati per tipologia documentale (es. amministrativa, fiscale, HR) con regole chiare di gestione del ciclo di vita.
Per i documenti che richiedono valore legale nel tempo, il sistema documentale deve poter dialogare con un servizio di conservazione digitale a norma, in modo automatizzato e controllato.
L’archiviazione documentale esprime il massimo valore quando è integrata con gli applicativi che utilizzi ogni giorno.
Le soluzioni progettate da TD Group permettono di acquisire e archiviare documenti provenienti da:
In questo modo la creazione e l’archiviazione dei documenti avviene in modo fluido, riducendo al minimo l’intervento manuale, gli errori di catalogazione e il rischio di documenti “persi” nei vari sistemi.
Ogni azienda ha una storia documentale diversa: archivi pregressi, strumenti già in uso, priorità e vincoli specifici. Per questo affrontiamo i progetti di archiviazione e gestione documentale con un approccio consulenziale e suddiviso in 5 fasi.
Raccogliamo informazioni su come oggi vengono prodotti, archiviati e ricercati i documenti, sia in formato digitale che cartaceo, evidenziando criticità e rischi.
Definiamo tipologie documentali, classificazioni, metadati, fascicoli, permessi e regole di accesso, strutturando un modello coerente con l’organizzazione aziendale.
Configuriamo il sistema di gestione documentale (basato su ARXivar e altre tecnologie), impostiamo le modalità di acquisizione e i collegamenti con i sistemi esistenti.
Quando necessario, pianifichiamo e realizziamo il trasferimento di documenti e informazioni dagli archivi pregressi (cartelle di rete, sistemi legacy, archivi cartacei) nel nuovo sistema.
Formiamo gli utenti e i referenti interni, affianchiamo l’azienda nel cambio di modalità operative e restiamo a disposizione per ottimizzazioni ed evoluzioni future.
Che tu stia ancora gestendo gran parte dei documenti su carta o che tu abbia già intrapreso un percorso di digitalizzazione, possiamo aiutarti a fare un passo in avanti.
Siamo disponibili per un incontro conoscitivo, anche presso la tua sede, per analizzare la situazione attuale e proporti un progetto concreto di archiviazione e gestione documentale, calibrato sulle esigenze della tua organizzazione.
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