Conservazione a Norma

Cose si intende con Conservazione a Norma

La Conservazione a Norma, o in altro modo conosciuta Conservazione Digitale Sostitutiva a Norma, è quel processo digitale che consente di proteggere, custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici all'interno del sistema di gestione documentale aziendale.

Conservare digitalmente vuol dire sostituire i documenti cartacei con quelli digitali che vengono resi immutabili e bloccati nella forma.

Vantaggi della Conservazione a Norma

È facile comprendere di seguito, solo alcuni dei vantaggi derivanti:

• Archiviazione Organizzata
  Addio alle scatole piene di documenti e agli spazi di archiviazione fisica limitati! La conservazione digitale sostitutiva ti consente di archiviare i tuoi documenti in formato digitale, organizzandoli in una struttura intuitiva e facilmente accessibile. Crea categorie, sottocategorie e metadati personalizzati per una ricerca rapida e precisa.
• Ricerca Istantanea
  Hai mai perso tempo a cercare documenti smarriti o sepoli tra mille fogli di carta? Con la conservazione digitale sostitutiva, basta qualche click per trovare ciò che cerchi. Utilizza potenti motori di ricerca per individuare documenti specifici in base a parole chiave, date o altri criteri di ricerca. Un modo rapido ed efficiente per accedere alle informazioni cruciali.
• Sicurezza e Conformità Normativa
  La protezione dei dati è fondamentale. La conservazione digitale sostitutiva a norma garantisce la sicurezza dei tuoi documenti grazie all'utilizzo di tecnologie di crittografia e controllo degli accessi. Inoltre, rispetta le normative vigenti in materia di conservazione digitale, evitando sanzioni e garantendo la conformità legale dei tuoi documenti.
• Riduzione dei Costi
  La conservazione digitale sostitutiva ti permette di risparmiare sui costi di stampa, archiviazione fisica e manutenzione dei documenti cartacei. Riduci gli sprechi e ottimizza il tuo budget aziendale. Inoltre, risparmia tempo prezioso nella gestione e nella ricerca dei documenti, aumentando l'efficienza e la produttività complessiva dell'organizzazione.
• Accesso Remoto e Collaborazione
  Non importa dove ti trovi o con chi devi condividere documenti, la conservazione digitale sostitutiva ti consente di accedere ai tuoi file da qualsiasi dispositivo connesso a internet. Collabora con i tuoi colleghi in tempo reale, condividi documenti in modo sicuro e tieni traccia delle modifiche apportate. Una gestione documentale senza confini!

Proponiamo quindi soluzioni, per gestire al meglio questo importante servizio.

Possiamo fornire sia soluzioni di conservazione digitale “in casa”, ovvero su sistemi informativi interni all'azienda, sia con servizi in “outsourcing” occupandoci per conto dell'azienda di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma, compresi i costanti aggiornamenti tecnici e normativi di sistema.

Nei casi di affidamento del servizio di conservazione a terzi, nel processo di conservazione si distinguono i ruoli di responsabile della conservazione (figura interna o esterna all' Azienda) e di responsabile del servizio di conservazione (figura interna al conservatore).