Berni

Berni spa nasce nel 1950 dall’unione di aziende dal know-how complementare e si sviluppa come un network di realtà operanti tra loro in maniera sinergica, fino a diventare il maggiore centro di distribuzione in Toscana e nel Centro Italia di prodotti di alta qualità nel campo dei pavimenti, rivestimenti, arredo bagno, rubinetteria, sanitari, porte, infissi, camini e complementi d’arredo.

Esigenza

Digitalizzare il processo di accettazione ordine cliente e invio alla logistica presso Berni Store, azienda leader nella commercializzazione di arredo bagno, cucine, infissi e materiale edile. La richiesta fondamentale del cliente era minimizzare l'impatto operativo sui venditori, evitando interventi pesanti sull’ERP esistente e garantendo creazione automatica di un fascicolo digitale completo.
Analisi delle necessità:

Digitalizzazione del flusso d’ordine: dalla stampa all’archiviazione, senza interventi manuali.
Creazione del fascicolo digitale "ordine-cliente".
Zero impatto sull’operatività del venditore: il processo doveva sembrare una semplice "stampa".
Integrazione con logistica: per l’assegnazione automatica dei task e il tracciamento degli esiti.
Automazione dell’archiviazione documentale tramite ARXivar.

Realizzazione

Tramite un nostro Software proprietario, abbiamo installato un applicativo client che si presenta come stampante virtuale sul PC del venditore.
Le caratteristiche chiave:

Attivazione via stampa senza alcuna interfaccia aggiuntiva. Il venditore stampa e il processo si avvia.
Riconoscimento automatico del documento (ordine, preventivo, ecc.) tramite analisi dei contenuti.
Gestione intelligente dei metadati per verificare in tempo reale se servono consensi, compilazioni o dati indice.
Scelta del tipo di firma (preconfigurabile lato server o selezionabile all'istante): Firma grafometrica / Firma grafometrica + qualificata / Firma remota con BIXSign / Stampa cartacea

ARXivar e Logistica

Una volta completato il documento:

Archiviazione in ARXivar e creazione automatica del fascicolo digitale ordine-cliente.
Attivazione di un workflow logistico che legge dati dall’ERP per assegnare il task all’operatore giusto.
L’operatore di logistica può: richiedere l'intervento del responsabile logistica / richiedere la supervisione del direttore commerciale/ procedere con l’ordine a fornitore e marcare lo stato come “Controllato”.

Costruzione del Fascicolo Digitale

Tutti i documenti coinvolti vengono archiviati in un unico fascicolo:

Ordine cliente
Ordine a fornitore
DDT fornitore (archiviazione via barcode)
Fattura fornitore (riconciliazione via XML)
DDT di vendita
Fattura cliente

Tutto il ciclo dell’ordine è digitalizzato, tracciabile e accessibile in qualsiasi momento.

Risultati

Processo snellito e trasparente, attivabile con una semplice stampa.
Forte riduzione dell’impatto sui venditori, nessuna formazione aggiuntiva o modifica all’ERP.
Automazione completa della firma e dell’archiviazione.
Ottimizzazione del flusso logistico, con tracciamento e responsabilità chiare.
Fascicolo digitale cliente-centrico, sempre aggiornato e consultabile.

Esigenza

Realizzazione

ARXivar e Logistica

Costruzione del Fascicolo Digitale

Risultati

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